Rysunek zestawieniowy maszyny wraz z rysunkami układów sterowania

Powinien to być rysunek techniczny pokazujący całą maszynę (rzuty, przekroje, szczegóły połączeń). Rysunek powinien umożliwić zrozumienie działania maszyny. W razie potrzeby na rysunku należy przywołać numery rysunków podzespołów i części maszyny. Dla celów identyfikacyjnych rysunek powinien mieć prawidłowo wypełnioną tabliczkę rysunkową. Rysunek układów sterowania powinien ukazywać szczegółowo wszystkie układy sterowania stosowane w maszynie, ze szczególnym uwzględnieniem elementów bezpieczeństwa, takich jak blokady, wyłączniki awaryjne, elementy uruchamiające itp.

Rysunki szczegółowe, obliczenia, wyniki badań

Jest to część dokumentacji, która powinna ukazywać, w jaki sposób wytwórca spełnił mające zastosowanie do maszyny zasadnicze wymagania związane z ochroną zdrowia i bezpieczeństwa zawarte w Dyrektywie. Ten element składowy dokumentacji powinien być opracowany bardzo przejrzyście i jednoznacznie dla wykazania spełnienia wszystkich odnośnych wymagań.

Przykładowo, zestawienie takie może przyjąć formę tablicy, jak niżej:

           *) Należy tu umieszczać tylko te wymagania, które mają zastosowanie.
           **) Podać odpowiedni dokument techniczny (np. normę).


Wykaz zastosowanych norm i warunków technicznych

Wykaz powinien obejmować wszystkie krajowe lub międzynarodowe normy/warunki techniczne użyte podczas projektowania, wytwarzania i badania.

Instrukcja obsługi maszyny

Instrukcję należy opracować podając wszelkie możliwe etapy pracy i obsługi maszyny (np. montaż, eksploatacja, regulacja itp.), w których mogą wystąpić zagrożenia oraz sposób postępowania w celu uniknięcia lub zminimalizowania tego zagrożenia. Instrukcje powinny być sporządzone w jednym z języków państw członkowskich Wspólnoty, a oprócz tego należy je przetłumaczyć na język kraju użytkownika maszyny.

Opis wewnętrznych środków podjętych w celu zapewnienia, że seryjnie wytwarzane maszyny pozostają w zgodności z wymaganiami Dyrektywy

Produkcja seryjna oznacza tu co najmniej dwie maszyny - wykonane wg tego samego projektu. Wspomniane wewnętrzne środki mogą oznaczać np. wdrożenie systemu zapewnienia jakości zgodnego z jedną z norm serii ISO 9000. Do dokumentacji należy dołączyć proponowany program badań mających na celu wykazanie bezpieczeństwa maszyny i zgodności maszyny z zasadniczymi wymaganiami w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa.

Protokoły z przeprowadzonych badań

Ten element składowy dokumentacji występuje w przypadkach, w których nie jest wymagane przeprowadzenie badania typu WE. Mogą to być np. wszelkie protokoły czy świadectwa wystawione przez kompetentną jednostkę certyfikującą lub inspekcyjną, lub przez kompetentne laboratorium. Jeśli wytwórca deklaruje zgodność maszyny z wymaganiami normy zharmonizowanej, która wymaga przeprowadzenia określonych badań, do dokumentacji należy dołączyć protokoły z tych badań wystawione przez kompetentną jednostkę lub kompetentne laboratorium.

Język dokumentacji

Dokumentacja powinna być sporządzona w jednym z urzędowych języków Wspólnoty z wyjątkiem instrukcji obsługi maszyn, która powinna być dodatkowo przetłumaczona na język kraju, w którym maszyna ma być użytkowana.

Przechowywanie dokumentacji

Dokumentacja powinna być przechowywana przez wytwórcę przez okres co najmniej 10 lat licząc od daty wyprodukowania danej maszyny lub - w przypadku produkcji seryjnej - od daty wyprodukowania ostatniej sztuki. Dokumentację lub jej część należy przedkładać na każde uzasadnione żądanie kompetentnych władz państwowych. Nieprzedłożenie dokumentacji na uzasadnione żądanie kompetentnych władz państwowych może stanowić wystarczający powód do poddania w wątpliwość zgodności maszyny z wymaganiami Dyrektywy.

Zmiany w dokumentacji

W przypadku dokumentacji złożonych w jednostce notyfikowanej bądź w celu potwierdzenia przyjęcia, bądź w celu wystawienia świadectwa odpowiedniości lub też w celu zbadania typu wytwórca jest obowiązany informować tę jednostkę notyfikowaną o każdej zmianie, która została lub ma być wprowadzona do maszyny, której dokumentacja dotyczy. Jednostka notyfikowana poinformuje wytwórcę o dalszym sposobie postępowania, w szczególności, czy świadectwo odpowiedniości zostanie zmienione lub czy wymagane jest ponowne badanie typu WE.